Oyunlaştırılmış Oryantasyon Tasarımında Temel Adımlar
Bir çalışan oryantasyonun sonunda neyi hatırlamalı: departman adlarını mı, yoksa şirketin nasıl çalıştığını ve kendi rolünün bu yapıya nasıl bağlandığını mı?
Yeni bir çalışan bir kurumu ilk gününde nasıl tanır? İnternette okuduklarından mı, yöneticisinin anlattıklarından mı, yoksa karşısına çıkan ilk oryantasyon ekranından mı? Peki o ekranda yalnızca prosedürler ve departman tanıtımları varsa çalışan kurumun nasıl değer ürettiğini gerçekten kavrayabilir mi?
Bu sorular, oryantasyonun bilgi aktarımının ötesinde bir anlam kurma süreci olduğunu gösterir. Yeni çalışan şirketin ne yaptığını, kendi rolünün bütüne nasıl bağlandığını ve ihtiyaç duyduğu bilgiye nereden ulaşacağını görebilmelidir. Oryantasyon programı da bu bağlantıları görünür kıldığı ölçüde işe yarar.
Pandemi döneminde hızlanan dijitalleşme, oryantasyon programlarını da dönüştürdü. Bazı kurumlar yüz yüze eğitimlerde kullandıkları departman sunumlarını, PowerPoint dosyalarını ve konuşan kişi videolarını dijital ortama taşıdı. Bazıları ise etkileşimi öne çıkararak belirli bir hikâye içinde ilerleyen, oyunlaştırılmış deneyimler tasarladı. İkinci yaklaşım daha ilgi çekici görünebilir; ancak iyi bir sonuç için hikâye, içerik ve teknoloji aynı amaca hizmet etmelidir.
Projenin Çerçevesini Başta Belirlemek
Oryantasyon projeleri insan kaynaklarından kurumsal iletişime, bilgi teknolojilerinden üst yönetime kadar pek çok paydaşı ilgilendirir. Proje başlamadan önce kimlerin hangi aşamada katkı sunacağı, hangi konuda görüş vereceği ve nihai onayın kimde olduğu açıklanmalıdır. Kurumsal iletişim ekibi marka ve kurumsal kimlik kullanımını değerlendirebilir; eğitsel tasarıma ilişkin kararların ise bu alandaki uzmanlar tarafından verilmesi gerekir. Yetki sınırları başta çizilmezse proje tamamlandığında gelen kapsamlı değişiklik talepleri zaman ve bütçe kaybına yol açabilir.
Dil sürümleri de başlangıçta karara bağlanmalıdır. Birden fazla dil kullanılacaksa metin uzunlukları, seslendirme, ekran yerleşimleri ve onay süreçleri buna göre planlanmalıdır. Sonradan eklenen bir dil seçeneği, tasarımın ve teknik geliştirmenin önemli bir bölümünün yeniden ele alınmasını gerektirebilir.
Teknoloji seçiminde en yeni çözüm her zaman en uygun çözüm değildir. Olgunlaşmış, kullanımı kolay ve yaygınlığı kanıtlanmış teknolojiler çoğu zaman daha güvenli bir tercih sunar. İşe alımın yoğun olduğu ve operasyonun ülke geneline yayıldığı bir kurumda sanal gerçeklik ya da artırılmış gerçeklik tabanlı bir deneyim, cihaz erişimi ve kullanım kolaylığı nedeniyle beklenen sonucu vermeyebilir. Teknoloji, fikrin önüne geçmemeli; kullanıcıların programa sorunsuz biçimde erişmesini sağlamalıdır.
Hikâyeyi İş Modeline Bağlamak
Oyunlaştırılmış bir oryantasyonda hikâyenin güçlü ve merak uyandırıcı olması önemlidir. İyi kurulmuş bir hikâye kullanıcının ilgisini korur ve programı kesintiye uğratmadan tamamlamasını kolaylaştırır. Kurgu, şirketin faaliyetlerinden doğabileceği gibi tamamen hayalî bir senaryoya da dayanabilir. Kaybolmuş bir uzaylının gezegenine dönmesine yardım etmek, renksiz bir şehri canlandırmak ya da genel müdürlük binasında hazine avına çıkmak bu tür hikâyelere örnek verilebilir.
Önemli olan, programı art arda sıralanmış departman tanıtımlarından çıkarmaktır. Hikâyenin merkezinde kurumun yaptığı iş ve değer yaratma biçimi bulunmalıdır. Kurgunun temel soruları basittir: Kurum ne yapıyor, müşterisine hangi değeri sunuyor ve gelirini nasıl elde ediyor? Hikâye bu soruların yanıtlarından hareketle kurulursa yeni çalışan, yalnızca bölümleri değil şirketin bütününü anlamaya başlar.
İçeriği Yeni Çalışanın Gözünden Seçmek
Hikâye kurulduktan sonra mevcut içerik bu akışa yerleştirilir. Buradaki öncelik, bilgiyi departmanların anlatmak istediklerine göre değil yeni çalışanın ihtiyaçlarına göre seçmektir. Kurumun kısa tarihçesi, kültürü ve değerleri; yan haklar, performans değerlendirme ve yetenek yönetimi gibi sık sorulan insan kaynakları uygulamaları; ayrıca departmanların değer zincirindeki yeri temel içerik alanları arasında bulunur.
Departmanlardan serbest formatta bilgi istendiğinde gereğinden uzun ve programda kullanılamayacak sunumlar gelebilir. Bu nedenle içerik, önceden hazırlanmış standart bir soru formuyla ve yanıt sınırları belirlenerek toplanmalıdır. Örneğin finans departmanının bir sistem geçişi, pazarlama ekibinde işe başlayan biri için anlamlı olmayabilir. Buna karşılık finansın değer zincirindeki rolünü bilmek, yeni çalışanın kurumun nasıl işlediğini kavramasına doğrudan katkı sağlar.
Oyun Unsurlarını Amaca Göre Seçmek
Hikâye ve içerik belirlendikten sonra oyun unsurları seçilebilir. Deneyim tek oyunculu olabilir, bir liderlik tablosu içerebilir, kurumun öğrenme yönetim sisteminde yayınlanabilir ya da özel bir altyapı gerektirebilir. Burada belirleyici olan, etkileşimin hikâyeye ve öğrenme amacına katkısıdır. Sırf ilgi çekici göründüğü için eklenen bir mekanik, kullanıcının dikkatini asıl içerikten uzaklaştırabilir.
Programın amacı kullanıcıyı kazandırmak ya da kaybettirmek değil, kurumu tanıtmaktır. Kullanıcı yanlış bir seçim yaptığında süreç çıkmaza girmemeli; açıklayıcı geri bildirimle doğru senaryoya yönlendirilmelidir. Böylece hata, programdan kopma nedeni olmaktan çıkar ve öğrenmenin bir parçasına dönüşür.
Storyboard ile Ortak Bir Dil Kurmak
Tüm kurgu ayrıntılı bir senaryo akışında, yani storyboard üzerinde hazırlanmalıdır. Her ekranda hangi konunun anlatılacağı, sıralamanın nasıl ilerleyeceği, etkileşimin nerede ve hangi türde kullanılacağı, seslendirme metni ve görsel unsurlar mümkün olduğunca son hâline yakın biçimde gösterilmelidir. Bu çalışma içerik, eğitsel tasarım, görsel tasarım ve teknik geliştirme ekiplerinin aynı yapı üzerinden ilerlemesini sağlar. Ayrıca geliştirmeye geçmeden önce eksikleri ve tekrarları görmeyi kolaylaştırır.
İçeriğin Güncelliğini Tasarlamak
İçerik toplanırken hızla değişebilecek sayılar ve kişi adları mümkün olduğunca azaltılmalıdır. “Çalışan sayımız 1.280” demek yerine “1.200’den fazla çalışanımız var” ifadesi daha uzun süre kullanılabilir. Benzer şekilde belirli bir çalışanın adını vermek yerine ilgili birimin ya da rolün belirtilmesi, personel değişikliklerinde içeriğin güncelliğini korur.
Üst yönetim üyelerinin adları gibi mutlaka güncel tutulması gereken bilgiler için kolayca düzenlenebilen alanlar kullanılabilir veya veriler sisteme dışarıdan aktarılabilir. Amaç, içeriği en az altı ay ile bir yıl arasında büyük bir revizyona ihtiyaç duymadan güncel tutmaktır. Bunun için içerik sahipleri, onay sorumluları ve gözden geçirme tarihleri proje tamamlanmadan belirlenmelidir.
Projeyi Güçlendiren Tamamlayıcı Kararlar
Teknik geliştirmeye geçmeden önce küçük bir kullanıcı grubuyla pilot uygulama yapmak yararlıdır. Tamamlama süresi, anlaşılmayan yönergeler ve teknik sorunlar bu aşamada görülebilir. Mobil cihaz uyumu, düşük bağlantı hızı, altyazı, klavye ile kullanım ve ekran okuyucu desteği de tasarım ölçütleri arasında değerlendirilmelidir.
Kişisel veri, bilgi güvenliği, iş sağlığı ve güvenliği ile sektöre özgü zorunlu eğitimler ilgili hukuk ve uyum ekipleriyle ele alınmalıdır. Bu içerikler kuruma, sektöre ve ülkeye göre değişebileceği için her oryantasyona uygulanacak tek bir standart liste varsaymak doğru olmaz.
Oryantasyonu tek bir oturumla sınırlamamak da önemlidir. İlk hafta ile 30, 60 ve 90 günlük takip noktaları yöneticiler, ekip arkadaşları ve dijital kaynaklarla ilişkilendirilebilir. Böylece programda öğrenilen bilgiler günlük işe daha kolay taşınır.
Etkiyi Verilerle Görünür Kılmak
Oryantasyon programının yeni çalışanlar üzerindeki etkisi sayısal verilerle izlenmelidir. İki ila üç aylık çalışma ve kayda değer bütçe gerektirebilen bir projenin neyi değiştirdiğini göstermek, sonraki çalışmalar için somut dayanak sağlar. Ölçüm yalnızca memnuniyet anketine bırakılmamalıdır. Aşağıdaki göstergeler birlikte değerlendirilebilir:
- Programı tamamlama oranı ve ortalama tamamlama süresi
- Bilgi kontrolü sonuçları ve yanlış yanıtların yoğunlaştığı konular
- Oryantasyon sonrasında sık sorulan destek talepleri
- 30 veya 60 gün sonraki hatırlama düzeyi
- Kurumun kullandığı işe uyum göstergeleri
Bu veriler programın hangi bölümlerinin işe yaradığını, hangi içeriklerin sadeleştirilmesi gerektiğini ve teknik deneyimin nerede sorun çıkardığını gösterir. Aynı veriler, kurumun iyi uygulamalarını paylaşırken veya ödül başvurularında iddiaları desteklemek için de kullanılabilir.
İyi Bir Oryantasyonun Ortak Özelliği
Oyunlaştırılmış oryantasyonun başarısı kullanılan efektlerin ya da teknolojinin yeniliğiyle ölçülmez. Başarılı bir program, yeni çalışanın kurumun iş modelini anlamasına, kendi rolünü bu yapı içinde görmesine ve ihtiyaç duyduğu bilgiye kolayca ulaşmasına yardımcı olur. Hikâye, içerik ve oyun unsurları bu amaca hizmet ettiğinde oryantasyon, uzun sunumların dijital bir kopyası olmaktan çıkar ve işe başlangıcı kolaylaştıran bir deneyime dönüşür.
Kurumunuza özel bir program mı planlıyorsunuz? Oyunlaştırılmış oryantasyon çalışmalarımızı Oyunlaştırılmış Oryantasyon Eğitimi sayfamızda inceleyebilirsiniz.