İlk günden ayrılışa, herkes neyi ne zaman yapacağını bilir
Onboarding programınızı bir kez hazırlayın; her yeni çalışana otomatik atansın, yöneticiye, buddy’ye ve İK’ya düşen görevler kendiliğinden oluşsun.
Aynı altyapıyla işten ayrılış süreçlerini de yönetin: teslimler, çıkış görüşmesi ve özlük adımları doğru kişilere, doğru zamanda gitsin.
Demo talep edin Nasıl işlediğini görün
Bir kez kurun, her yeni çalışanda kendiliğinden işlesin
İşe başlamadan kaydedin
Çalışanı kişisel e-postasıyla siz kaydedin ya da kendisinin kaydolmasına izin verin. Kendi kaydolanların onayı admine gelebilir veya doğrudan başlayabilirler.
Programı atayın
Bir kez hazırladığınız onboarding programı yeni çalışana atanır; bu atamayı otomatik hale de getirebilirsiniz. Stajyer, beyaz yaka, mavi yaka için ayrı programlar kurgulayın.
Görevler dağılsın
Modül atandığı anda çalışanın yöneticisine, buddy’sine ve İK sorumlusuna düşen görevler kendi ekranlarına yüklenir. Ek tanımlama gerekmez.
İlerlemeyi izleyin
Yönetici kendi ekibinin durumunu ekranından izler; admin tüm şirketin ilerlemesini içerik bazında raporlar ve Excel’e aktarır.
Boş sayfadan başlamayın: örnek bir onboarding akışı
Kurumlarda kurduğumuz onboarding programlarından derlediğimiz örnek akış. KVKK onaylarından işe giriş evraklarına, buddy ve BT görevlerinden 2. ve 6. ay değerlendirme anketlerine kadar adımlar hazır geliyor. İndirin, kendi sürecinize göre değiştirin; Oriento’da kurmak isterseniz biz aktaralım.
- 45 görev
- 6 bölüm
- 6 görev tipi
- 180 güne yayılan takip
| Bölüm | Görev | Sorumlu | Tip |
|---|---|---|---|
| KVKK onayları | Aydınlatma metnini inceleyip onaylar mısın? | Çalışan | Sözleşme |
| Tercihler | Sağlık sigortası tercihini yapar mısın? | Çalışan | Anket |
| İşe giriş evrakları | Öğrenim belgeni yükler misin? | Çalışan | Dosya |
| Diğer görevler | Çalışanın SGK girişinin yapılması | Özlük İşleri | Anket |
| Diğer görevler | İSG eğitimini tamamladın mı? | Çalışan | SCORM |
| Değerlendirmeler | 2. ay değerlendirme anketi | Çalışan | Anket |
Onboarding tek kişinin değil, bir ekibin işi
Oriento’da her çalışan; yöneticisi, buddy’si, İK sorumlusu, özlük işleri, IT ve idari işler sorumlularıyla eşleşir. Onboarding programında bu yan rollere ayrı görevler tanımlarsınız.
- Yöneticiye ortak alanlara erişim talebi açma, buddy’ye ilk gün karşılama görevi verin.
- Görevleri herkes görsün ama herkes yalnızca kendi görevini yapsın ya da herkes sadece kendi görevlerini görsün; bunu her modül için ayrı seçin.
- Yan rolleri entegrasyonla eşleştirin ya da şirket geneline varsayılan atayın: IT sorumlunuz tek kişiyse platforma kaydolan herkese otomatik gelsin.
- Rol adlarını kendi dilinize çevirin; “Buddy” yerine “Yol arkadaşım” gibi.
Eğitimin ötesinde, işe başlamanın gerçek adımları
Onboarding programı yalnızca eğitim içeriklerinden oluşmaz. Oriento, işe girişin pratik adımlarını da görev olarak takip eder.
Fotonu ekle ve kendini tanıt
Çalışan fotoğrafını ve tanıtım yazısını paylaşır; paylaşım yöneticisine ve buddy’sine hem arayüzden hem e-postayla ulaşır.
İşe giriş evraklarını yükle
Evraklar çalışan işe başlamadan toplanır. Yüklenen dosyaları kimin göreceğini siz belirlersiniz; örneğin yalnızca özlük işleri.
Serbest görev ve QR ile tamamlama
İstediğiniz bir görevi ekleyin; tamamlanma koşulunu QR kod okutmaya bağlayın. Yüz yüze bir oturumun sonunda katılımcılar kodu okutarak görevi kapatır.
Eğitim içerikleri
Video, SCORM, HTML sayfalar, sınav ve anketler aynı programın içinde, görevlerle yan yana ilerler.
180 derece değerlendirme
Yöneticiye çalışanı için değerlendirme anketi görevi atayın; yönetici kendi ekranından doldurur.
Yüz yüze ve sanal etkinlikler
Oryantasyon oturumlarını programa ekleyin; konum, tarih, eğitmen ve toplantı linkiyle birlikte katılımı takip edin.
Her içerik, tam zamanında açılır
İçeriklerin başlangıç ve bitiş zamanlarını çalışanın işe başlama tarihine göre kurgulayın.
- İşe başlamadan 30 gün önce ya da başladıktan 180 gün sonra açılsın; önceki içerikle birlikte veya ondan sonra gelsin, ya da belirli bir tarihte açılsın.
- İçerikleri sıralı ilerletin ya da tamamen serbest gezinmeye açın; sırayı sürükle bırakla değiştirin.
- Herkese uymayan görevleri pas geçilebilir yapın: ehliyeti olmayan çalışan “Ehliyetini yükle” görevini atlar, modülün tamamlanma durumu etkilenmez.
- Her içeriğin sonunda tek soruluk “Bu görevi ne kadar yararlı buldun?” anketini açın; yanıtlardan modülün beğeni skoru oluşur, yalnızca admin görür.
Yeni çalışanın aklına takılan her şey tek yerde
Bu alanlar isteğe bağlıdır; içerik eklemediğiniz alan çalışanın ekranında görünmez.
Sözlük
Şirketinize ve sektörünüze özel terim, kısaltma ve jargonlar; görsel, farklı dillerde çeviri ve okunuş sesiyle.
Sıkça sorulan sorular
Ekibinize en çok sorulan soruları kategoriler halinde yanıtlayın; soru sınırı yoktur.
Dokümanlar
Herkese açık dosyaları modüllere yüklemeden paylaşın; kimin görüntülediği takip edilir.
Yapay zekâ asistanı
Kendi dokümanlarınızla eğittiğiniz chatbot, yeni çalışanın sorularını yalnızca sizin öğrettiğiniz bilgilerle yanıtlar.
Ayrılış da planlı bir süreç
İşten ayrılış akışlarınızı onboarding ile aynı mantıkla yönetin. Ayrılış türüne göre görevleri çalışana ve bağlı olduğu yan rollere dağıtın, hiçbir adım unutulmasın.
İstifa
- Çalışana şirket bilgisayarı, telefon ve diğer ekipmanları teslim etme görevi
- Yöneticiye çıkış görüşmesini yapıp yapmadığını soran görev
Zorunlu ayrılış
- Görevler yönetici, özlük işleri ve İK sorumlusu arasında dağıtılır
- Her adımın kimde olduğu ve tamamlanıp tamamlanmadığı ekranlardan izlenir
Onboarding ve offboarding hakkında
Çalışan işe başlamadan onboarding’i başlatabilir miyiz?
Evet. Çalışanı kişisel e-postasıyla kaydedip programı işe başlamadan açabilir, işe giriş evraklarını bu aşamada toplayabilirsiniz.
Farklı pozisyonlar için farklı programlar kurabilir miyiz?
Evet. Stajyerler, beyaz yaka ve mavi yaka gibi farklı çalışan profilleri için ayrı onboarding programları tasarlayabilir, gruplara göre otomatik atayabilirsiniz.
Yöneticiye ve buddy’ye görevleri tek tek mi atamamız gerekiyor?
Hayır. Görevleri programı tasarlarken bir kez tanımlarsınız; programı yeni çalışana atadığınızda yan rollerin görevleri otomatik olarak yüklenir.
Yüklenen evrakları kimler görebilir?
Dosya yükleme görevinde yetkiyi siz belirlersiniz; örneğin yalnızca özlük işleri sorumlusu görebilir.
Onboarding sürecinizi birlikte kurgulayalım
Mevcut onboarding ve offboarding adımlarınızı anlatın, Oriento üzerinde nasıl kurgulanacağını gösterelim.
- Yan rollere otomatik görev ataması
- İşe başlamadan evrak toplama
- İstifa ve zorunlu ayrılış akışları
Talebiniz bize ulaştı
Aynı gün içinde size döneceğiz. Acilse info@digitallica.com.tr adresinden de yazabilirsiniz.
